Fotos auf der Firmenfeier: Einwilligung, Datenschutz und was Organisator:innen vorher klären

Warum das überhaupt ein Thema ist

Fotos, auf denen Menschen erkennbar sind, sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Im Arbeitsverhältnis kommt hinzu, dass Mitarbeitende in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen – eine Einwilligung muss deshalb besonders freiwillig sein, und niemand darf Nachteile haben, weil er nicht fotografiert werden möchte. Das klingt nach viel Bürokratie, ist in der Praxis aber mit wenigen klaren Regeln zu lösen.

Vor der Feier: fünf Dinge klären

Diese Punkte gehören in die Vorbereitung, am besten in Absprache mit Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, dem Betriebsrat:

• Zweck: Wofür werden die Fotos gemacht – Erinnerung für das Team, Intranet, Newsletter, Social Media? Jeder Zweck darüber hinaus braucht eine eigene Einwilligung.
• Freiwilligkeit: Wer nicht fotografiert werden möchte, muss das ohne Begründung sagen können. Ein Hinweis in der Einladung und ein erkennbares Zeichen (zum Beispiel ein farbiges Namensschild) haben sich bewährt.
• Speicherort und Zugriff: Wo liegen die Bilder, wer kann sie sehen, wer darf sie herunterladen? Ein geteilter Messenger-Chat ist darauf keine gute Antwort.
• Löschfrist: Wann werden die Fotos gelöscht? Ein festes Datum ist leichter zu erklären als „irgendwann“.
• Ansprechperson: An wen wendet sich, wer ein Foto von sich entfernt haben möchte?

Die Einwilligung in der Praxis

Für den Zweck „Erinnerung für die Teilnehmenden“ reicht in vielen Organisationen ein klarer Hinweis in der Einladung, der die fünf Punkte oben beantwortet, plus die Möglichkeit, der Aufnahme zu widersprechen. Für Veröffentlichungen – Intranet, Website, Social Media – holst du besser eine ausdrückliche Einwilligung der gezeigten Personen ein, am besten je Foto.

Ein Sammelalbum hilft dabei doppelt: Wer ein Foto hochlädt, bestätigt vor dem ersten Upload, dass die abgebildeten Personen einverstanden sind. Und das Orga-Team sieht alle Fotos an einem Ort, kann einzelne ausblenden und gezielt um Einwilligung bitten, bevor etwas veröffentlicht wird.

Speicherort: Was du über den Anbieter wissen solltest

Egal welches Werkzeug du nimmst, diese Fragen solltest du beantworten können:

• Wo stehen die Server? Für europäische Organisationen ist ein Standort in der EU der einfachste Fall.
• Werden die Fotos für Werbung, Training von KI-Modellen oder Gesichtserkennung verwendet? Die Antwort sollte ein klares Nein sein.
• Wer kann die Bilder sehen – nur das Orga-Team oder alle Teilnehmenden? Lässt sich das einstellen?
• Wie werden Fotos gelöscht, und gibt es einen Papierkorb, in dem sie weiterleben?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn deine Organisation einen braucht?

Bei Festatelier liegen Fotos, Videos und Albumdaten bei Google Cloud in Frankfurt am Main. Es gibt keine Werbung, keinen Datenverkauf und keine Gesichtserkennung; gelöschte Dateien sind sofort vom Server entfernt. Ob Teilnehmende die Fotos der anderen sehen, stellt das Orga-Team ein, und jedes Bild kann einzeln ausgeblendet werden. Die Details stehen in der Datenschutzerklärung – schick sie deinem Datenschutzbeauftragten, bevor du das Album einrichtest.

Am Tag der Feier

Lege die Tischkarten mit QR-Code aus und sag einmal an, wo die Fotos landen und wer sie sieht. Bestimme eine Person aus dem Orga-Team, die das Album während der Feier im Blick hat und ausblendet, was nicht auf die Leinwand oder ins Intranet gehört. Wenn du eine Live-Diashow zeigst: Sie zeigt nur, was nicht ausgeblendet ist, und Bilder, die jemand meldet, verschwinden sofort.

Nach der Feier

Sichte die Fotos, markiere eine Auswahl für das Intranet und hol für diese Bilder die Einwilligung der gezeigten Personen ein. Lade die Erinnerung für das Team als ZIP herunter und leg sie dort ab, wo die Ablagerichtlinie deiner Organisation es vorsieht. Dann: zum angekündigten Datum löschen – auch das Album. Bei Festatelier läuft das Album nach der Laufzeit des Plans ohnehin ab und wird gelöscht; vorher erinnert es dich, alles herunterzuladen.